Los ladrones del tiempo y técnicas para combatirlos, Ladrón numero 7 : El Teléfono

TelefonoLadrón nº7: Teléfono

«Yo es que necesito el teléfono para trabajar». Es una frase que todos hemos escuchado más de una vez y que tal vez hemos pronunciado. Sin llegar a poner en duda hasta qué punto realmente se necesita el teléfono, es fundamental saber utilizarlo. Da igual si al día haces diez llamadas o treinta. Si es una herramienta que utilizas con relativa frecuencia es esencial utilizarlo siempre en tu provecho.

Como Internet, como tu ordenador, como el Email, es una herramienta más de las muchas que utilizas a diario que sólo deben estar ahí para ayudarte. De tal modo que debe aportar, contribuir, aliviar, complementar y permitir. Está ahí para que tú puedas hacer tu trabajo. El teléfono está ahí para ayudarte a conseguir RESULTADOS.

Sin embargo, el mal uso que muchos hacen del teléfono, víctimas de malos hábitos y gestos improductivos, hace que sea uno de los mayores agujeros negros para la Productividad.

Tres malos hábitos generalizados

¿Cómo afecta el teléfono a nuestro rendimiento diario? ¿Cuáles son esos malos hábitos que convierten al teléfono en un distorsionador de nuestra Productividad?

a) Conversaciones largas, intrascendentes, vagas y sin un sentido claro.

b) Contestamos instintivamente a cualquier llamada. Incluso en plena conversación con otra persona.

c) No sabemos ignorar y apagar el móvil cuando realmente es necesario.

¿Te ves reflejado en alguno de estos malos hábitos? ¿En varios a la vez? Ya de por sí cualquiera de estos tres síntomas resulta muy perjudicial pero lo cierto es que los tres suelen ir de la mano. Juntos. Y si detectas uno de ellos en alguna persona, entonces poco después encontrarás los otros dos detrás.

El teléfono (fijo o móvil) y el Email suelen compartir muchos males improductivos. Pero en general ambos están sobrevalorados y quien los utiliza mal siempre asegurará, con toda la rotundidad y seguridad posible, que sin ellos “no podría vivir”.

Estas personas están al servicio de la herramienta cuando debería ser al revés. Estas personas no tienen muy claro que el RESULTADO está por encima de la herramienta y que la herramienta, si no la dominas, nos pervierte, nos prostituye y nos corrompe.

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Tres impactos negativos

El mal uso del teléfono sería anecdótico si no fuera porque desencadena una serie de impactos negativos en tu trabajo y en tu vida. Son muchos, sin duda, pero mis preferidos son estos tres:

(1) Rompe tu concentración, desvía tu atención y te hace perder intensidad. Cada vez que atiendes una llamada rompes tu ritmo de trabajo y tras los minutos de conversación cuesta recobrar la concentración. En ciertas personas esto un problema gravísimo.

(2) Te transmite una falsa sensación de actividad, de estar haciendo. Ocurre lo mismo que las reuniones, mientras hablas, no haces.

(3) Destruye tu descanso. Un momento sagrado e imperturbable que continuamente está siendo bombardeado con llamadas de todo tipo y que rara vez son importantes.

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TÉCNICA para vencer a este ladrón

Lograrás poner en práctica esta Técnica desarrollando las siguientes claves:

Sólo es una herramienta

Dale un sentido y recuerda con frecuencia qué significado tiene dentro de todo tu puzle diario. Sólo es una herramienta. Importante, tal vez, pero sólo sirve para generar resultados y siempre debe estar a tu servicio.

Una llamada, un propósito

Cuando vayas a hacer una llamada, dale un propósito y un fin claro. Momentos antes recuérdate qué buscas, qué persigues y qué tienes que conseguir con esa llamada.

Adiós a la cháchara

Corta el parloteo. Con amigos y con familia, o en las llamadas de tiempo libre, puede estar bien y es divertido. En las de trabajo sólo contribuye a perder el tiempo. El tuyo y el de la otra persona.

Sé directo y preciso

En tu conversación vete al grano, sé claro, directo y preciso. Un «qué puedo hacer por ti» al contestar hace milagros, facilita la conversación y os hace ir al grano a todos.

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Ronda de llamadas

Cuando tengas que hacer varias llamadas, intenta concentrarlas todas en un mismo bloque de tiempo y hazlas todas de un tirón. Hacer una “ronda de llamadas” evita que salpiques todo tu día con una llamada aquí y otra allá.

¿Y si lo silencias?

Cuando te vayas a poner con una tarea importante, silencia tu móvil y ponlo boca abajo. Concentración es lo que necesitas y rara vez llega sola. Hay que propiciarla y fomentarla.

¡No estoy para nadie!

A la hora de hacer esas tareas tan importantes, si estás en una oficina pide que no te pasen llamadas en una o dos horas. Diles que estás reunido o incluso que te has ido fuera de la oficina.

Usa bien el Buzón de Voz

Utiliza con inteligencia (en tu favor) el buzón de voz. Cada mes lo pagas en tu factura de móvil y debes aprender a utilizarlo mejor. Si estás trabajando y recibes una llamada, no la contestes instintivamente. Si es importante y tienen interés en hablar contigo ya verás cómo te dejan un mensaje.

Comunica tus rutinas

Haz saber tus rutinas a los demás. Clientes, proveedores, compañeros… por supuesto que necesitas estar disponible para todos ellos, pero más importante es que tú consigas trabajar. Comunícales que pueden llamarte en ciertas horas, cuando les podrás atender mejor. Tal vez a partir de las 10:00. Eso te dará una o dos horas al comienzo del día sin llamadas.

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Aprende a no responder

Y responder no siempre es ignorar el teléfono sino atender las llamadas de otro modo.

— No responder a veces es ver la llamada y dejarla para luego. Porque lo que tienes entre manos o la persona con la que estás es MUCHO más importante que una llamada sin identificar.

— No responder a veces es propiciar que te dejen un mensaje que escucharás y atenderás cuando tú decidas.

— No responder a veces es ignorar (y hasta despreciar por completo) el móvil que tengo apagado. Porque lo que estoy haciendo es sagrado, intocable y un momento inquebrantable. Un rato de juegos con mis hijos, por ejemplo.

— No responder a veces es no contestar en ese momento y hacerlo después a través de un email en lugar de devolver la llamada. Lo que te permite controlar el contenido de la conversación, ser más directo y no interrumpir a la otra persona.

¡Recuerda!

Para que el teléfono no sea NUNCA un ladrón de tu Productividad debes entenderlo y utilizarlo siempre y en todo momento a tu favor. Sólo está ahí para producir resultados. Nada más.

Gracias para todos los que leyeron estos 7 posts, espero que les aya ayudado de algo para no permitir que estos ladrones de nuestro tiempo influyan en nuestras vidas.

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2 Respuestas a “Los ladrones del tiempo y técnicas para combatirlos, Ladrón numero 7 : El Teléfono

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