Los ladrones del tiempo y técnicas para combatirlos, Ladrón numero 6 : El Email

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Ladrón nº6: Email

El Email es uno de los protagonistas de nuestras vidas. Da igual la ocupación o actividad que desarrolles. Da igual si utilizas el Email para ganarte la vida o únicamente como forma de comunicación entre tus amigos. Seguro que es algo que abres y utilizas todos los días. Y eso ya es motivo suficiente para prestarle atención.

Trabajar con el Email es algo que nadie nos ha enseñado. Un día, a ti, a mi, nos pusieron delante de un ordenador y de una aplicación de Email y nos dijeron: «Hala, ahí lo tienes, esta es tu propia oficina de correos para comunicarte con todo el mundo. Arréglatelas como puedas.»

La consecuencia de eso es que tuvimos que aprender por nuestra cuenta o por lo que nos sugerían otros y, naturalmente, aprendimos mal. En todos estos años hemos desarrollado una serie de malos hábitos que han convertido el Email en un problema, en lugar de ser parte de la solución, en lugar de ser una herramienta eficaz para trabajar y vivir mejor.

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Un problema generalizado

¿Por qué el Email nos quita tanto tiempo? Por alguno o varios de estos tres motivos:

a) Porque no sabemos utilizarlo bien (nadie nos ha enseñado).

b) Porque le damos demasiada importancia (está sobrevalorado).

c) Porque no nos damos cuenta que es una mera herramienta (que está a tu servicio y no al revés).

Los malos hábitos que hemos desarrollado o que nos han inducido otros han provocado que muchos de nosotros suframos el Email en lugar de beneficiarnos de él. El caso es que “padecemos” el Email. En la práctica se ha convertido en una fuente constante de interrupciones y de distracciones, pero también de estrés y ansiedad por gestionarlo o vaciar el Inbox. El Email es algo que día a día crece y crece y nos roba tiempo, energía, concentración y motivación.

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TÉCNICA para vencer a este ladrón

Lograrás poner en práctica esta Técnica desarrollando las siguientes claves:

Sólo es un martillo

Tienes que empezar a ver el Email como una simple herramienta. Como una más de las muchas que utilizas al cabo del día y a las que no les prestas tanta atención. Como el navegador, el teléfono móvil, una libreta, un bolígrafo o una grapadora.

Empieza por otra cosa

No lo leas a primerísima hora del día. Espera 30, 45 ó 60 minutos para hacerlo y dedica ese privilegiado tiempo para hacer cosas verdaderamente importantes, para hacer una o dos de las Tareas Clave del día.

Adiós, notificadores

Elimina, borra y desinstala cualquier notificador. Lo único que conseguirás es introducir un interruptor en tu flujo de trabajo. Trabajar con un notificador es como ponerte zancadillas cada pocos minutos.

No lo dejes abierto

No tengas el Email permanentemente abierto. Ábrelo sólo en determinados momentos del día, cuando vayas a “procesar” tu Email.

Momentos específicos

Fijar momentos determinados para procesar tu Email. Tal vez cuatro momentos: en la mañana, antes de comer, a media tarde y al final de la jornada. De ese modo ganarás tiempo efectivo de trabajo que lo necesitas, y mucho.

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Intenta siempre que los mensajes se traduzcan en acciones. El Email es el medio, la ACCIÓN es el Fin. El Email es una herramienta para hacer tareas que sí son tu trabajo de modo que los mensajes siempre tienen que traducirse en acciones.

¡No te vas a morir!

No tengas miedo a borrar o archivar. Tampoco tengas miedo a no contestar. Muchas veces nos autoimponemos “vaciar la Bandeja de Entrada” y perdemos de vista nuestro propio trabajo, el que produce resultados. Si un día declaras la “bancarrota” en tu Bandeja de Entrada, no te morirás. ¡Seguro!

Elige bien tu aplicación

Sé muy exigente con la aplicación de Email que utilizas. Pregúntate si la que utilizas realmente es la mejor herramienta que puedes tener y si de verdad te facilita las cosas.

Aprende a buscar

Aprende los trucos para buscar con eficacia y rapidez. A la hora de rescatar un mensaje antiguo perdemos mucho tiempo por no saber buscar bien. Con sólo aprender tres o cinco códigos puedes localizar un mensaje en pocos segundos.

Mensajes breves y directos

A la hora de escribir un mensaje tienes que ser breve, directo y preciso. Piensa en esto: más que una carta estás escribiendo un telegrama. Vete al grano y sé muy preciso, verás que te atascarás menos con cada email y además contribuirás a la Productividad de la otra persona.

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Cuida el Asunto

Cuando escribas el Asunto del mensaje cuida las palabras que pones. Piensa que estás poniendo el “titular” a una noticia. Trata de sintetizar bien el contenido del mensaje. Eso ayudará a la otra persona a interpretarlo y clasificarlo, y agilizará mucho el proceso si estás buscando una respuesta rápida.

Respuestas prediseñadas

En la medida que lo necesites y lo creas conveniente utiliza las respuestas prediseñadas. Textos que una y otra vez escribimos en cada email y que nos roban tiempo y energías. Hay utilidades para tu sistema operativo con las que automatizar textos predefinidos.

Filtros inteligentes

Utiliza siempre los filtros y las carpetas inteligentes. Reglas que puedes establecer en tu aplicación de correo que permiten clasificar de forma automática muchos de los emails que recibes a diario. La diferencia de trabajar con estos filtros a no hacerlo es abismal.

¡Estás descansando!

No leas tu Email en los momentos de descanso. El descanso es SAGRADO y no debes permitir que ningún Email rompa ese momento que es tuyo. No te lleves el portátil al sillón, no mires tu iPhone o tu Blackberry cuando estés con tu pareja o tus amigos. Ese momento es importantísimo y ningún email debe degradarlo.

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¿Necesitas el push?

Si tienes push en tu teléfono te invito, te ánimo, te empujo, a replantearte si realmente lo necesitas. ¿De verdad te está aportando algo? ¿De verdad te está ayudando a trabajar y a vivir mejor? ¿Qué pasaría si lo quitaras? La diferencia, igualmente, es colosal.

Si todos los días sufres el correo y se ha convertido en un verdadero agujero negro para tu Productividad, ¿a qué esperas para cambiar algo? Hacer justo lo mismo que ayer y que anteayer sólo contribuirá a perpetuar tu estado de insatisfacción, ansiedad o incluso crisis. No cambiar nada es la mejor fórmula para seguir sufriendo el Email.

¡Recuerda!

El Email es una herramienta que debe ayudarte en tu trabajo diario. Es un facilitador de acciones que debe permitirte conseguir resultados. Debes conocerlo y dominarlo tú a él. Nunca, jamás, al revés.

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