Los ladrones del tiempo y técnicas para combatirlos, Ladrón numero 2 : La Improvisación.

desvinculaciónLadrón numero 2: La Improvisación

Los ladrones del tiempo y técnicas para combatirlos. Ladrón numero 2 Las Interrupciones.

Planificar supone conocer, prepararte, avanzar, anticipar y flexibilizar tu día a día. Quien planifica bien sus tareas conoce el terreno que pisa, identifica mejor la importancia —que no urgencia — de las tareas y está más preparado para encarar los imprevistos, crisis, problemas y encargos de última hora. Por el contrario, la Improvisación o la no-planificación a la hora de hacer las tareas es un importante ladrón que nos impide avanzar más y mejor.

Hay un abismo entre ser un improvisador nato que hace las tareas según vienen, a salto de mata, y un obseso de la planificación que pretende ilusóriamente que cada tarea esté perfectamente programada y proyectada. El primero vivirá en un constante estado de estrés y el segundo estará instalado en la insatisfacción porque los imprevistos nunca le dejarán cumplir su plan.

Interpretar las tareas

Para empezar a tomar el control de las tareas diarias es totalmente imprescindible empezar a relacionarnos de otro modo con ellas. No basta con anotar las tareas en una lista e ir tachándolas como si fuera la lista de la compra y nosotros estuviéramos en un supermercado. En la práctica es mucho más complicado.LadronesTiempo

Las tareas son piezas de un puzle, y si no las comprendemos y aprendemos a ponerlas bien sobre el tablero, tendremos la sensación de vivir con la lengua afuera, totalmente a merced de nuestra lista de cosas pendientes.

Cuando una persona no lee y comprende la naturaleza de las tareas tiende a creer que tiene que hacer todas, y que todas deben hacerse del mismo modo y con el mismo grado de compromiso y entrega. Error garrafal, ineficacia absoluta, estrés descontrolado.

Para facilitar una buena planificación y no caer en la improvisación hay que empezar a actuar teniendo en cuenta que TODAS las tareas son distintas.

Por ello resulta fundamental identificarlas, interpretarlas, analizarlas y hasta fotografiarlas momentos antes de hacerlas o bien cuando nos las encargan.Beautifull business woman  tired at work

• ¿Qué es realmente lo que tengo que hacer?

• ¿Qué hay detrás de esa tarea que estoy a punto de iniciar?

• Además de hacerla… ¿qué voy a conseguir completándola?

• ¿Qué pide de mí esta tarea que estoy a punto de hacer?

TÉCNICA para vencer a este ladrón

Lograrás poner en práctica esta Técnica desarrollando las siguientes claves:

Tareas Clave

En primer lugar es importantísimo identificar y tener muy presentes las Tareas Clave del día. Esas tareas son las 2 ó 3 cosas o actividades que por su importancia real, por su impacto en tus objetivos y por el nivel de compromiso y entrega que van a requerir de ti, has de cuidar, mimar y acometer con más entrega. Esas Tareas son las tareas con mayúsculas. Son las cosas que te van a hacer crecer como profesional y como persona, y que seguramente te van a acercar a tus objetivos personales.Planeacion1.1

A la hora de hacerlas, ten siempre en cuenta estas tres cosas:

1) Sitúalas en momentos del día donde vas a poder dar lo mejor de ti.

2) No permitas que ninguna otra tarea menor o cualquier actividad absurda las estorbe.

3) Cuando te pongas con ellas no te dejes nada, echa toda la carne en el asador, exprime

todo lo bueno que tienes y eres, y pon lo mejor de ti en ellas.

Tareas Repetitivas

En segundo lugar es importante también tener bien identificadas las Tareas Repetitivas (Chequear el Email, leer feeds y blogs, hacer la compra, navegar por Internet, comprobar visitas o estadísticas, etc.). Esas actividades rutinarias que queramos o no, hacemos y repetimos sistemáticamente todos los días. Piensa durante unos minutos en tu día a día hasta localizar cuáles se repiten y cuáles no.

A la hora de hacerlas, ten siempre en cuenta estas tres cosas:

1) Sitúalas en momentos del día donde nunca estorben a las tareas importantes, y donde tengas que dar menos de ti (ya que la mayoría exigen poca concentración).

2) Evita que se conviertan en una distracción o una interrupción. Chequear el Email JAMÁS puede ser una distracción de algo más importante.

3) Dado que las tienes que hacer, procura que te quiten el menor tiempo posible. Si las has de hacer todos los días, redúcelas a la mínima expresión.

Una lista de tareas

Gestiona una pequeña lista de tareas con las pendientes que debes hacer y las que tienes que hacer hoy. Cuando aparezca una nueva tarea anótala inmediatamente en la lista de pendientes (esa lista puede estar en una agenda tradicional, una libreta o una aplicación).

Planifica el día antes

Minutos antes de acabar el día “haz la fotografía” con las tareas del día siguiente. Revisa la lista de tareas pendientes y decide cuáles tienes que hacer al día siguiente. De ese modo estarás componiendo el mapa del camino que vas a recorrer mañana.2defd_plan_de_trabajo1

Identifica las tareas Clave

A la vez que eliges las tareas de mañana identifica claramente cuáles son las Tareas Clave. (Sigue las instrucciones anteriores para hacer este tipo de tareas.)

Repaso al empezar

Al iniciar el día vuelve a revisar rápidamente la lista de tareas que hiciste el día anterior. Dos o tres minutos bastarán para cerciorarte que el “mapa” está bien trazado y que es momento de ponerse en marcha.

Espacio para imprevistos

En tu planificación deja siempre espacio para los imprevistos. Llegarán, seguro. Hacerles sitio es el mejor medio de lidiar con ellos. Si finalmente no hay tantos imprevistos y te ves avanzando rápidamente por las tareas del día hasta completarlas, echa mano de tu lista de tareas pendientes y rescata alguna para hacer en ese momento. Así, avanzarás más.

TERMINAR es la clave

Concéntrate en terminar antes de empezar. Tenemos una tendencia natural a dispersarnos en varias actividades y somos muy propensos a empezar una tarea dejando a medias otra “para terminarla más tarde”. Concéntrate en completar la tarea en la que estás y que ya has empezado, y no intentes empezar otra nueva.business teamwork - business men making a puzzle

Evita la Multitarea

No caigas nunca en el frenesí de la multitarea. La hiperactividad de hacer varias cosas a la vez y además de forma acelerada nos trasmite la falsa sensación de ser más eficaces. Y es justo lo contrario. Repartirte en varias cosas supone ineficacia, precipitación y mediocridad.

Divide y vencerás

Divide las grandes tareas en pequeños trozos. Divídela a la mitad y esa mitad a su vez a otra mitad y así sucesivamente. Cuando hayas descompuesto esa tarea en pequeñas porciones será mucho más fácil avanzar y completarla. Y si surge un imprevisto, te resultará mucho más fácil modificar la planificación de tareas.

¡Recuerda!

Tener una planificación para cada día supone facilitar las tareas, tener flexibilidad ante los imprevistos y cumplir mejor con tus objetivos. Es el mapa del camino que vas a recorrer.

En el siguiente post seguire con el ladron Numero 3, Reuniones Improductivas.

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